Чек-лист для тех, кто ведёт релокацию команды со стороны компании. Порядок в нём не случайный: пункты расположены так, чтобы долгие задачи запускались первыми, а зависимые не блокировались.
До принятия решения
1. Определить количество сотрудников и наличие у них семей. Считать досье, а не фамилии: супруг и двое детей — это ещё три комплекта.
2. Собрать гражданства всех участников. Паспорт страны ЕС меняет весь маршрут человека.
3. Проверить действующие визы, прошлые отказы, депортации, судимости. Отказ в прошлом влияет на новое досье.
4. Проверить наличие детей школьного возраста. Их календарь определит календарь всего проекта.
5. Проверить, у кого есть дети от предыдущих браков — потребуется согласие второго родителя на выезд.
6. Собрать источники дохода компании и сотрудников. При доходе из подсанкционных юрисдикций сценарий отличается.
7. Определить, кто остаётся на контракте с головной компанией, а кто переходит в португальскую структуру.
8. Определить бюджетную рамку. Из чего складывается стоимость.
9. Определить целевой город. От него зависят аренда, школы, консульские слоты.
10. Назначить ответственного со стороны компании — одного человека, а не комитет.
Юридическая структура
11. Выбрать форму присутствия: дочерняя компания, филиал, представительство.
12. Проверить, есть ли в команде кандидаты на налоговый режим IFICI. Если да, структуру юрлица проектировать с учётом критериев режима.
13. Подготовить корпоративные документы материнской компании: устав, выписку из реестра, решение о создании структуры, документы на подписантов.
14. Проставить апостили на корпоративные документы.
15. Заказать заверенные переводы корпоративного комплекта.
16. Оформить NIF на участников и управляющих — удалённо, через налогового представителя.
17. Зарегистрировать юрлицо, получить NIPC.
18. Подать декларацию о начале деятельности.
19. Зарегистрировать компанию в Segurança Social как работодателя.
20. Заключить договор с португальским бухгалтером.
Банк
21. Запустить открытие корпоративного счёта параллельно с регистрацией юрлица, а не после.
22. Подать заявки в несколько банков одновременно.
23. Подготовить документальную цепочку происхождения средств — не описание, а документы.
24. Заложить оборотный резерв на португальском счету на несколько месяцев обязательств.
Документы сотрудников
25. Провести инвентаризацию документов по каждому: что есть в оригинале, что утеряно, в каком состоянии.
26. Запустить истребование недостающих документов на всю команду сразу — это месяцы.
27. Оформить NIF на всех сотрудников и членов их семей, включая детей.
28. Проставить апостили на свидетельства о рождении, браке, дипломы.
29. Заказать переводы после апостилирования, не до.
30. Запустить признание дипломов там, где оно требуется — для регулируемых профессий и для D3.
31. Справки о несудимости заказывать последними, под конкретную дату подачи: срок годности 90 дней.
Визы
32. Определить основание по каждому сотруднику: рабочая виза или D3, D8, D2.
33. Проверить, что трудовые договоры оформлены минимум на 12 месяцев. Испытательные контракты на три-шесть месяцев требованию не отвечают.
34. Довести до сотрудников с семьями: документы подаются на всех одновременно, на стадии визы. Двухлетний ценз при воссоединении бьёт по тем, кто подтягивает семью потом.
35. Провести пилот на одном-двух сотрудниках до масштабирования.
36. Разбить команду на волны по три-пять человек с интервалом четыре-шесть недель.
37. Забронировать консульские слоты заранее: с апреля 2026 года подача только очная, по почте не принимается.
Жильё и быт
38. Решить на уровне политики компании вопрос корпоративной гарантии по аренде: собственники просят депозит от двух до шести месяцев и часто требуют местного поручителя.
39. Для семей со школьниками — связаться со школами до переезда. Места в международных школах заканчиваются весной, комплект документов ребёнка готовится параллельно с визовым.
40. Запланировать по прилёте: запись в AIMA сразу, затем NISS и номер утенте, личные счета, обмен водительских прав в течение 90 дней.
Что держать в отчётности
Еженедельный статус по каждому сотруднику: где документы, где жильё, какой следующий шаг, есть ли блокер.
Общий календарь подач и прилётов по волнам.
Реестр документов с отметкой комплектности по каждому человеку.
Отдельный список решений, которые требуются от компании: корпоративная гарантия, форма оформления конкретного сотрудника, бюджет на непредвиденное.
Резерв на задержки. Между прилётом и получением карты может пройти год — что реально влияет на сроки.
Источники: Lei n.º 23/2007 в действующей редакции; Lei n.º 61/2025; Portaria n.º 307/2023; визовый портал MNE (vistos.mne.gov.pt); материалы AIMA, IRN, Segurança Social, IMT.
Возьмём проект под ключ, с единым менеджером и отчётностью для HR: расчёт индивидуальный, после аудита состава. Офис в Лиссабоне, Rua Sousa Lopes 3.