Свидетельство о рождении советского образца потерялось при переезде. Свидетельство о браке осталось у бывшего супруга. Диплом сгорел вместе с архивом вуза. Справку о несудимости нужно получить, а въезд в страну гражданства закрыт или нежелателен.
Все эти ситуации решаются, но требуют времени, которое почти всегда недооценивают. Истребование — самый долгий пункт в подготовке комплекта, и начинать его нужно первым, даже если сам документ понадобится последним.
Три способа
Через консульство страны гражданства в Португалии или в другой стране проживания. Официальный канал: вы подаёте заявление, консульство направляет запрос в компетентный орган, документ приходит обратно по дипломатическим каналам.
Плюс — надёжность и то, что документ приходит сразу с консульским подтверждением. Минус — сроки, которые измеряются месяцами и зависят от загрузки конкретного поста. Полгода — обычная величина, год — не редкость.
Через доверенное лицо в стране выдачи по нотариальной доверенности. Родственник, друг или юрист получает документ и присылает его вам.
Быстрее консульского канала в разы. Требует, чтобы такой человек был и был готов ходить по инстанциям.
Через специализированного посредника, если законодательство страны это допускает. Компромисс между скоростью и надёжностью, стоит денег.
Доверенность: где чаще всего ошибаются
Доверенность — узкое место всей конструкции, и переделывать её дорого.
Где оформлять. В консульстве вашей страны в Португалии либо у португальского нотариуса. Во втором случае доверенность потребует апостиля и перевода на язык страны, где ею будут пользоваться.
Формулировки. Общая доверенность «на представление интересов» в органах ЗАГС часто не проходит. Нужно прямое указание: какие именно документы, в каких органах, с правом получения дубликатов и, при необходимости, с правом проставления апостиля.
Срок. Проверьте, на какой период выдана и не истечёт ли она, пока идёт процесс.
Согласуйте текст доверенности с тем, кто будет по ней действовать, до похода к нотариусу. Человек на месте лучше знает, что именно спросят в конкретном органе.
Что обычно истребуют
Свидетельство о рождении. Повторное свидетельство выдаёт орган ЗАГС по месту государственной регистрации. Для документов советского периода запрос может уходить в архив, и это добавляет месяцы.
Свидетельство о браке или расторжении брака. Тот же порядок. Частая сложность: брак заключён в республике, которой больше нет в прежних границах, и архив передан другому государству.
Справка о несудимости. Отдельный материал — у неё короткий срок годности и своя логика планирования.
Документы об образовании. Дубликат диплома выдаёт учебное заведение. Если вуз ликвидирован, документы находятся в архиве правопреемника или государственном архиве. Понадобится при признании диплома.
Трудовая книжка и справки о стаже. Нужны редко, но при некоторых основаниях и при подтверждении квалификации по D3 запрашивают.
Архивные справки. Подтверждение родства для документов о происхождении, справки о смене имени, о перемене фамилии.
Сроки, к которым надо готовиться
Общая рамка по нашей практике:
- Доверенное лицо в стране: от нескольких недель до двух месяцев на документ.
- Консульский канал: от нескольких месяцев до года.
- Архивные запросы советского периода: непредсказуемо, от трёх месяцев.
- Плюс апостиль: недели.
- Плюс перевод и заверение: дни.
Отсюда практический вывод: истребование ставится в самое начало графика. Пока идут запросы, вы параллельно решаете жильё, NIF, банковский счёт и подтверждение дохода.
Порядок действий
1. Проведите инвентаризацию. Разложите, что есть на руках в оригинале, что есть в копиях, чего нет вовсе. Проверьте состояние: выцветшие, порванные и ламинированные документы часто не принимают.
2. Проверьте сроки годности того, что есть. Свидетельство о рождении действительно год с даты выдачи, справка о несудимости — 90 дней. Старое свидетельство, лежащее в папке двадцать лет, придётся получать заново независимо от его сохранности.
3. Определите канал по каждому документу. Где-то есть родственник, где-то придётся идти через консульство.
4. Оформите доверенность, согласовав текст заранее.
5. Запустите все запросы параллельно, а не по очереди.
6. Сведите в один реестр дату запроса, ожидаемый срок, статус, что дальше — апостиль, перевод, заверение.
Частая ошибка: сначала перевод
Порядок всегда один: оригинал, апостиль, перевод, заверение перевода. Апостиль — часть документа и тоже переводится. Документ, переведённый до апостилирования, придётся переводить повторно. Подробно про апостиль.
Когда истребование не нужно
Два случая, где люди тратят время зря.
Португальская справка о несудимости при продлении. Иностранцу, проживающему в Португалии и подающему на получение или продление разрешения, запрашивать её не нужно — достаточно разрешить AIMA обратиться к реестру напрямую.
Справка о родственнике, находившемся в Португалии. При воссоединении семьи, если родственник провёл в стране более года за последние пять лет, AIMA проверяет португальский реестр сама.
Источники: материалы AIMA, разделы «Reconhecimento de documentos» и «Perguntas Frequentes»; Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года; статья 440.º Código de Processo Civil.
Возьмём истребование на себя, включая доверенность, апостиль и перевод: консультация €100. Офис в Лиссабоне, Rua Sousa Lopes 3.