Переезд одного сотрудника — это визовое досье. Переезд команды из пятнадцати человек с семьями — это проект, где документы занимают процентов тридцать работы, а остальное приходится на жильё, школы, банки, налоги и календарь, который должен сойтись у всех.
Компании обычно приходят к нам после того, как попробовали собрать это из подрядчиков: юрист по визам, риелтор, бухгалтер, переводчик. У HR оказывается восемь чатов, четыре таблицы и ни одной общей картины. Ниже — как выглядит организация процесса, если вести его как одну программу.
С чего начинается проект
Аудит состава. До подачи документов нужно понять, кто именно едет. Гражданства, семейное положение, наличие детей школьного возраста, действующие визы и отказы в прошлом, судимости, форма занятости в текущей компании. На этом этапе почти всегда выясняется, что группа неоднородна: у кого-то паспорт страны ЕС, у кого-то просроченный загран, у кого-то ребёнок от предыдущего брака и нужно согласие второго родителя на выезд.
Подбор оснований. Одна виза на всех не работает. Для штатных сотрудников с трудовым договором португальской компании подходит рабочая виза или D3, для тех, кто останется на контракте с головной компанией, — D8, для руководителя, который открывает юрлицо, — D2. Часть команды может ехать как высококвалифицированные специалисты, часть — по удалённой занятости. Разные основания означают разные консульства, разные сроки и разные пакеты документов.
Оценка рисков. Отдельно смотрим на источники дохода компании и сотрудников. С 2026 года это перестало быть формальностью: работа на компании из санкционных юрисдикций и получение дохода оттуда стали причиной отказов, даже когда сама виза выглядела проходной. Проверять это нужно до подачи, а не после — отказ фиксируется в системе и осложняет повторное обращение.
Волны, а не единовременный переезд
Соблазн вывезти всех разом понятен: одна логистика, один бюджет, один квартал. На практике это ломается о три вещи.
Консульская пропускная способность ограничена. Пятнадцать записей на подачу в одном консульстве в одном месяце — это очередь, которая растянется сама по себе.
Рынок аренды не поглощает пятнадцать семей одновременно. В Лиссабоне и Кашкайше подбор жилья на семью с детьми занимает от трёх недель до двух месяцев, и собственники требуют подтверждения дохода в Португалии, которого у только что приехавшего человека ещё нет.
Ошибка в первом досье повторяется во всех пятнадцати. Если консульство завернуло пакет из-за формулировки в справке о доходах, а вы подали все пятнадцать одинаково, вы получаете пятнадцать отказов.
Рабочая схема — пилот на одном-двух сотрудниках. Проверяем календарь, комплектность пакета, реакцию консульства и внутреннюю коммуникацию компании. После этого масштабируем на всю команду волнами по три-пять человек с интервалом в четыре-шесть недель. Ключевых сотрудников ставим в первую волну, семьи с детьми — с привязкой к учебному году.
Что закрывается параллельно с документами
Юрлицо. LDA, филиал или представительство — выбор зависит от того, будет ли компания нанимать сотрудников в Португалии, откуда идёт выручка и как планируется распределение прибыли. Регистрация LDA занимает несколько дней, а вот получение NIPC, регистрация в социальном страховании и постановка на налоговый учёт добавляют времени.
Корпоративный счёт. Самая частая точка срыва графика. Банки запрашивают документы по бенефициарам, источникам средств и структуре собственности, и запрос может уйти на несколько недель. Открывать счёт нужно параллельно с визовыми досье, а не после переезда.
NIF и NISS. Налоговый номер оформляется удалённо через налогового представителя, до въезда в страну. Без NIF нельзя ни снять жильё, ни открыть личный счёт. NISS требуется для трудоустройства и социальных взносов. На команду из пятнадцати человек с семьями это до сорока номеров, и вести их нужно единым реестром.
Жильё. Собственники в Португалии просят подтверждение дохода, часто просят fiador — местного поручителя — и депозит от двух до шести месяцев аренды. Для только что приехавшего иностранца ни первого, ни второго нет. Здесь решает либо корпоративная гарантия от компании, либо увеличенный депозит, либо работа через собственников, с которыми уже есть история.
Школы. Государственные школы принимают по прописке и требуют перевод медицинской карты с прививками, личное дело ученика и признание предыдущего образования. Международные школы работают по своему календарю приёма, и места в них заканчиваются весной. Если в команде есть семьи с детьми, школьный вопрос определяет дату переезда, а не наоборот.
Переводы и легализация. Свидетельства о рождении и браке, справки о несудимости, дипломы, медицинские документы, трудовые книжки. Каждый документ проходит апостиль в стране выдачи и заверенный перевод в Португалии. На команду это сотни страниц, и требования к оформлению отличаются в зависимости от инстанции, которая документ принимает.
Как это выглядит для HR
Смысл единой программы в том, что у HR остаётся один контакт вместо десяти подрядчиков и один документ вместо таблиц от каждого.
Еженедельный статус по каждому сотруднику: где документы, где жильё, что следующий шаг, есть ли блокер. Общий календарь подач и прилётов. Единый реестр документов с отметкой комплектности. Отдельно — список того, что требует решения компании: корпоративная гарантия по аренде, форма оформления конкретного сотрудника, бюджет на непредвиденное. Полный перечень задач — в чек-листе для HR.
Сотрудник при этом получает своего менеджера и не ходит к HR с вопросом, куда нести справку. Это снимает с HR роль диспетчера, ради которой обычно и нанимают подрядчиков.
Бюджет
Стоимость корпоративной релокации складывается из трёх слоёв: сопровождение на сотрудника и на каждого члена семьи, государственные сборы и переводы, и корпоративная инфраструктура — регистрация юрлица, счета, бухгалтерия.
Единой цифры на человека не существует, потому что разброс задаёт состав семей и выбранные основания. Сотрудник без семьи по рабочей визе и руководитель с супругой, двумя детьми и открытием юрлица отличаются по трудозатратам в разы. Расчёт для группы мы делаем после аудита состава, когда понятно количество досье, а не количество фамилий в списке.
Что стоит закладывать сверх сопровождения: депозиты по аренде, авиабилеты и первичное размещение, международные школы, если они рассматриваются, и резерв на задержки. Задержки будут — вопрос только в том, заложены они в план или обнаружатся в квартальном отчёте. Что реально влияет на сроки AIMA.
Наш кейс
Шестнадцать сотрудников одной компании в Лиссабоне. Одна программа переезда, один менеджер проекта как единственный контакт для HR, четыре параллельных потока: документы, жильё, банки, семейная адаптация. HR получал общий статус вместо переписки с каждым подрядчиком отдельно.
Проект вёлся волнами. Первыми поехали ключевые сотрудники, семьи с детьми — под учебный год.
С чего начать
Если решение о релокации команды принято, но состав ещё не определён — начинайте с аудита. Он показывает реальное количество досье, узкие места по конкретным людям и календарь, который выдержит консульство.
Если хочется проверить процесс без обязательств по всей команде — пилот на одном сотруднике. Это занимает несколько месяцев и даёт компании отработанный шаблон вместо теории.
Обсудить переезд команды: Telegram · WhatsApp +351 962 593 665 · офис Rua Sousa Lopes 3, Lisboa. Расчёт для корпоративной релокации — индивидуальный, после аудита состава.