Апостиль — квадратный штамп, подтверждающий подлинность подписи и печати на официальном документе. Без него ни AIMA, ни консерватория, ни консульство ваш иностранный документ не примут.
Ошибок здесь делают немного, но каждая стоит недель: апостиль поставлен не на тот экземпляр, перевод сделан раньше апостиля, или документ вообще не относится к апостилируемым.
Основное правило
Все документы, выданные за пределами Португалии, должны быть апостилированы либо легализованы. Это требование AIMA, и оно распространяется на весь комплект: свидетельства, справки, дипломы, доверенности.
Апостиль применяется, если страна выдачи документа участвует в Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Россия, Украина, Беларусь, Казахстан, Армения, Грузия, Азербайджан, Узбекистан, Молдова, Киргизия — участники. Для документов оттуда достаточно одного штампа.
Консульская легализация применяется, если страна выдачи в конвенции не участвует. Тогда работает цепочка: подпись должностного лица заверяется португальским дипломатическим или консульским агентом в этой стране, а подпись самого агента удостоверяется консульской печатью. Порядок установлен статьёй 440 Гражданского процессуального кодекса.
Порядок действий
Последовательность нарушают чаще всего, поэтому проговорим её отдельно.
1. Получить оригинал документа в стране выдачи.
2. Поставить апостиль — в стране выдачи, на оригинал. Португальские органы апостиль на иностранный документ не ставят, это делает только страна происхождения.
3. Перевести документ вместе с апостилем. Штамп апостиля — часть документа, и он тоже подлежит переводу.
4. Заверить перевод в Португалии — у нотариуса, адвоката, solicitador или торговой палаты. Как устроено заверение.
Типовая ошибка: перевод заказан сразу после получения документа, апостиль поставлен потом. Результат — переводить придётся заново, потому что штамп в переводе не отражён.
Кто ставит апостиль в разных странах
Ведомство зависит от типа документа, и это вторая по частоте причина задержек: человек приходит не туда.
Россия. Документы ЗАГС — региональные органы ЗАГС. Документы об образовании — Рособрнадзор. Судебные документы — территориальные органы Минюста. Справки МВД — ГИАЦ МВД. Нотариальные документы — территориальные органы Минюста.
Казахстан. Документы ЗАГС и справки о несудимости — Министерство юстиции и его территориальные подразделения, документы об образовании — Министерство науки и высшего образования.
Украина. Документы ЗАГС и нотариальные — Министерство юстиции, документы об образовании — Министерство образования и науки, справки о несудимости — МВД.
Беларусь. Документы ЗАГС и нотариальные — Министерство юстиции, документы об образовании — Министерство образования.
Точный перечень органов меняется, и перед подачей стоит сверяться с актуальными реестрами. Общее правило: апостиль ставит то ведомство, в чьей системе документ выдан.
Что не апостилируется
Документы, выданные консульскими и дипломатическими учреждениями. Гаагская конвенция на них не распространяется. Для них применяется отдельный порядок легализации.
Административные документы, непосредственно связанные с коммерческими или таможенными операциями. Тоже исключены конвенцией.
Простые копии без нотариального удостоверения. Апостиль ставится на оригинал или на нотариально заверенную копию, но не на ксерокопию.
Документы, изготовленные не на бланке уполномоченного органа. Внутренние справки организаций, письма работодателя и подобное апостилю не подлежат. Если такой документ нужен, его сначала нотариально удостоверяют, а апостиль ставится уже на удостоверительную надпись нотариуса.
Электронные документы: отдельный случай
Пункт, который обходится дороже всего.
Документы с электронной сертификацией, полученные онлайн и не апостилированные, в любом случае требуют как минимум подтверждения подлинности консульскими властями страны заявителя. Дополнительно при подаче проводится проверка сведений по электронным адресам, указанным в самом сертификате.
Практически: справка, скачанная с портала государственных услуг в PDF и распечатанная дома, легализованным документом не является. Внутри страны выдачи она имеет полную силу, для португальских инстанций — нет.
Решений два: получить бумажный оригинал и апостилировать его, либо пройти консульское подтверждение подлинности.
Апостиль на португальские документы
Обратная ситуация — вам нужен португальский документ за границей.
Апостиль на нотариальные акты и на заверение переводов запрашивается в Генеральной прокуратуре Португалии. На документы судебной администрации — в соответствующих органах юстиции.
Отдельный момент: если исходный документ тоже требует апостиля, апостилей может понадобиться два — один на сам документ, второй на заверение перевода. Уточняйте требования принимающей стороны заранее.
Сроки и планирование
Сам апостиль ставится за дни или недели в зависимости от страны и ведомства. Проблема обычно не в нём, а в цепочке.
Учитывайте, что справка о несудимости живёт 90 дней, а свидетельство о рождении — год. Апостиль и перевод съедают часть этого срока. Если справка выдана в марте, апостиль занял три недели, перевод и заверение ещё неделю, а запись в консульство только на июнь — вы не успеваете.
Правильная последовательность в общем графике: сначала апостилируются документы с длинным сроком годности — свидетельства о рождении и браке, дипломы. Справки с коротким сроком заказываются в конце, когда всё остальное готово. Полный порядок подготовки комплекта.
Если вы уже за границей
Поставить апостиль на документ, находясь в другой стране, можно двумя способами.
Через доверенное лицо по нотариальной доверенности. Сама доверенность оформляется в консульстве или у местного нотариуса, затем апостилируется и переводится. Формулировки полномочий стоит согласовать заранее.
Через посредника, если законодательство страны выдачи это допускает.
Сроки в обоих случаях непредсказуемы и зависят от загрузки консульств. Выяснять их надо в начале подготовки, а не за месяц до подачи. Подробнее — в материале об истребовании документов.
Источники: Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; статья 440.º Código de Processo Civil; материалы AIMA, раздел «Reconhecimento de documentos»; Procuradoria-Geral da República.
Возьмём на себя апостиль, перевод и заверение: консультация €100. Офис в Лиссабоне, Rua Sousa Lopes 3.